规章制度

第一章 总 则

第一条 为加强管理的科学化和规范化，提高公文处理工作效率和质量，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）等上级部门有关规定，结合我校实际，特制定本办法。

第二章 公文种类

第二条 遵照《党政机关公文处理工作条例》规定的15个公文种类，学校公文种类常用的有：决定、决议、通知、公告、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。按行文方向不同，学校公文分为上行文、平行文、下行文、不定向行文四类，具体如下：

（一）上行文：包含“请示”、“报告”等文种

1.报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，回复上级机关的询问。

2.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（二）平行文：包含“函”等文种

函。适用于不相隶属机关之间商治工作，询问和答复问题，求批准和答复审批事项。

（三）下行文：包含“决定”、“决议”、“通知”、“通报”、“批复”等文种

1.决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门、单位及人员，变更或者撤销不适当的事项。

2.决议。适用于重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求贯彻执行。

3.通知。适用于传达党和国家的方针政策、法律法规，上级机关的指示、意见，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布需要下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

4.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

5.批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（四）不定向行文

包含“纪要”等文种纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第三条 公文一般由版头、主体、版记组成。版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件组成。版记由抄送机关、印发机关和印发日期、页码组成。

第四条 纸张：A4。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定（如A3）。边距：上、下边设3CM，左、右边设2.8CM。

第五条 发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称；一般用46号方正小标宋简体；联合发文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

第六条 公文标题由发文机关名称+事由+文种组成。一般使用2号方正小标宋体字，居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

第七条 主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号；如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

第八条 正文位于主送单位名称下一行，一般用3号方正仿宋简体字，行距为28.5磅。标题序号：一级标题“一、”用黑体；二级标题“（一）”用楷体；三级标题“1.”、四级标题“（1）”、五级标题“①”用方正仿宋简体。每个自然段首行缩进2个字符，回行顶格。正文中数字和年份数目字不能回行。

第九条 附件在正文下空一行左空2个字符编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

第十条 成文日期为领导签发日期（如多个单位会签，以最后一个会签单位领导签字日期为成文日期）；用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；如有附注（如联系人信息等），居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

第十一条 一般公文首页都要标识页码；奇数页码居右空一字，偶数页码居左空一字；公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码；A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，奇数页码表头在订口一边，偶数页码表头在切口一边。

第十二条 本规范未明确标明公文格式要素所用的字体和字号，一般均采用3号方正仿宋简体字；未明确标明需要进行加粗处理的公文要素，均不加粗处理。文中有表格的，可根据需要选择字体和字号，但不要小于五号字，一般选择宋体。

第十三条 公文发文字号由发文学校简称、部门代字、年份、发文顺序号组成。年份应标全称，序号不编虚位（如1不编为001），不加“第”字。

（一）以董事会名义印发的文件，由董事会办公室编定，如：北艺董〔2021〕1号。

（二）以学校名义印发的文件，由党委办公室或学校办公室编定，如：北艺报〔2021〕3号。

（三）以部门、单位名义发文的文件，由部门、单位编定，如：人事处：北艺人字〔2021〕5号；动画与传媒学院：北艺动传〔2021〕7号。

第四章 公文办理

第十四条 公文办理包括收文办理、发文办理。

第十五条 所有来文均由党委办公室、学校办公室登记、保管，按程序办理。

第十六条 收文办理主要程序：签收——登记——初审——承办——传阅——催办——答复。

（一）签收。党委办公室、学校办公室对收到的公文应当逐间清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。收到校内部门、单位上报到学校的需要办理的公文，党委办公室或学校办公室对收到的公文应当进行初审。初审重点是：是否应当由学校办理；是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；与学校有关规定有无矛盾；与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾。业务性较强的公文，由党委办公室或学校办公室咨询业务部门提出初审意见。经初审不符合规定的公文，办公室应退回并说明理由。经初审符合规定的公文，进入承办程序。

（四）承办。收到上级部门或其他相关单位的公文，由党委办公室或学校办公室负责人提出拟办意见——主要校领导批示——分管校领导阅示——有关部门、单位承办。

需要多个部门办理的，应当明确主办部门、单位，主办部门、单位应当主动与有关部门、单位协商，如有分歧，主办部门、单位主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请党委办公室或学校办公室协调；承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门、单位职权范围或者不宜由本部门、单位办理的，应当及时退回交办的党委办公室或学校办公室并说明理由；一般公文应在5个工作日或学校领导要求的时限内处理完毕；急件从速办结；确因情况复杂不能按时办结的，应及时将处理情况反馈给相关领导、党委办公室或学校办公室。

（五）传阅。党委办公室、学校办公室根据学校领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。党委办公室、学校办公室应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门、单位按期办结。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对进行催办后还未及时办理的部门、单位，由党委办公室、学校办公室做好记录。需要发文的，按发文方面的规定办理。

（七）答复。公文的办理结束后及时将文稿返回至承办部门、单位，并根据需要告知。

第十七条 发文办理主要程序：以学校名义发文的，由主办部门负责拟稿——部门领导、分管校领导逐级审稿——党委办公室、学校办公室核稿——学校主要领导审批签发（签发后的公文原则上不得再进行修改。如内容有实质性修改的，需报原签批人复审）——党委办公室、学校办公室按文件内容编号印发——主办部门跟进，党委办公室、学校办公室督办；以部门名义发文的，由该部门负责拟稿——部门领导审核——分管校领导审批签发。部门可根据文件内容编号，自行印发和跟进落实，文件同时报党委办公室或学校办公室备案，党委办公室或学校办公室负责指导、检查。

第十八条 发文核稿：标题是否正确；主送机关名称是否正确；正文内容是否表述准确无误；是否有错别字；标点符号使用是否正确；序号、编号是否无错漏；落款日期是否正确；附件名称是否正确；附件内容与正文附件名称是否一致。

第十九条 文稿印制。公文由党委办公室或学校办公室统一印制，印制时必须确保质量和时效，字迹清晰，纸面整洁，装订顺序正确，完整无缺页；印制涉密公文要符合相关规定的要求，文件一般应在送印的当日内完成，急件应在标明的要求时间内印出。

第二十条 公文寄送：涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第五章 行文规则

第二十一条 行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第二十二条 文件起草要符合国家法律法规及学校相关规定，完整准确体现发文部门意图，内容简洁，表述准确，主题突出，观点鲜明，结构严谨。

第二十三条 学校可向上级机关行文，可向校内各部门、单位行文，还可同有关单位和兄弟院校之间相互行文；各部门、单位可以在自己职权范围内向业务有关的部门行文；除党委办公室和学校办公室外，校内各部门均不得对外正式行文。

第二十四条 除上级领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级领导直接报请“请示”“意见”和“报告”。

第二十五条 文种正确，一事一议，一般只写一个主送单位，根据需要可同时抄报相关上级机关或抄送同级机关，但不抄送其下级机关。“请示”必须事前报送，可以含有报告的成分。“报告”可以事后报送，不能夹带请示事项。

第二十六条 格式规范，人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等准确，文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

第六章 公文归档

第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规和其他有关规定，及时收集齐全、整理归档。

第二十八条 学校公文办理完毕后，由党委办公室或学校办公室将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。各职能部门收到上级业务对口部门的公文，办理完毕后，应由本部门文秘管理人员整理立卷，定期移送学校综合档案室。个人不得保存应当归档的公文。

第二十九条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整。

第三十条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十一条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第七章 公文管理

第三十二条 公文分别由党委办公室、学校办公室和各部门、单位专人负责收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十三条 上级机关的公文，除密级和注明不准翻印的以外，学校和相关部门、单位经负责人或者党委办公室、学校办公室负责人批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。

第三十四条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印部门证明章。

第三十五条 公文被撤销，视作自始无效；公文被废止，视作自废止之日起失效。

第三十六条 不具备归档和存档价值的公文，经过鉴别并经党委办公室、学校办公室负责人批准，可以销毁。

第三十七条 销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第三十八条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条 密件的使用和管理，按照有关规定执行。

第八章 附 则

第四十条 本办法自发布之日起施行。

第四十一条 本办法由校党委办公室和学校办公室负责解释，原规定与本办法不一致的，以本办法为准。

 

 

北海艺术设计学院

2021年9月8日